Ratgeber für mehr Zeit im Leben !

Selbstmanagement 

die besten Bücher und Methoden

Warum ist Selbstmanagement so wichtig

Als jahrelanger Angestellter bei einem großen Unternehmen, habe ich immer Vorgaben bekommen, wie ich mein Job erledigen soll. Bei meinem Job sind die Aufgaben klar definiert, ich bekomme Aufgaben und Probleme, die gelöst werden sollen, Ziele und Zahlen die erreicht werden müssen usw.

 Durch die klaren Vorgaben und Prioritäten, die gesetzt wurden, weiß ich genau was zu tun war und was als nächster Schritt drankam. Ich konnte immer meine Arbeit sehr effizient ausführen.

 In meiner Freizeit hingegen hatte ich das Probleme meine Hobbys, Träume und Fitness zu vereinen. Mein Tag war zwar immer randvoll mit Aufgaben und Tätigkeiten gefüllt, aber am Ende des Tages hatte ich mich mal wieder verzettelt, die Hälfte der Aufgaben wurden nicht erledigt und verschoben. Bei den Aufgaben, wo ich mich verzettelt habe und ein Haufen an Zeit damit verbracht hatte, kam es auch zu keinem zufriedenstellenden Ergebnis, ich war frustriert und meine Motivation war im Keller.

Als ich später mein eigenes Business aufbauen wollte, spiegelten sich die Probleme wieder, die ich schon bei der Gestaltung meiner freien Zeit hatte. Ich stellte mit erschrecken fest, dass ich mich nicht selbst organisieren kann.

Mir fehlte das Wissen und die Erfahrung über Selbstmanagement, in der Schule lernten wir nichts über Zielsetzung und Organisation. Bei meinem Job gab es immer strenge Vorgaben, die ein zu halten waren, so war kaum Spielraum für eigenständiges Planen und Organisieren, somit hatte ich keine Erfahrung damit. Also kam ich zu dem Entschluss, ich muss Selbstmanagement lernen, mir Methoden für Zeitmanagement aneignen und Vorbilder suchen, die in vielen Bereichen des Lebens erfolgreich und zufrieden sind.

Warum Selbstmanagement wichtig ist!

Was ist Selbstmanagement

DefinitionSelbstmanagement ist die Fähigkeit sein Leben eigenständig zu Organisieren und Entscheidungen unabhängig von Einflüssen zutreffen. Sie sind in der Lage, Ihre persönliche Weiterentwicklung selbst zu gestalten, ihre Ziele und das dazugehörige Handeln zu planen. Sie übernehmen die Verantwortung über die Planung, Organisation, Motivation und Zielbestimmung ihres Lebens

Definition Selbstmanagement

Definition Zeit und was bedeutet Zeit für Sie 

Zeit ist eine Abfolge von Ereignissen in einer eindeutigen, unveränderbaren und unumkehrbaren Richtung. Zeit ist das Fortschreiten der Gegenwart, von der Vergangenheit kommend und zur Zukunft hinführend. Zeit ist relativ, jeder Organismus nimmt eine Sekunde, Minute oder Stunde anders war. Wir bekommen einen Wert an Zeit für unser Leben, diesen können wir ausgeben für unsere Lebenstätigkeiten, der ausgegebene Wert ist nicht rückeinholbar. Ein sehr interessanter Roman zum Thema Zeit ist „Momo - Die seltsame Geschichte der Zeit-Diebe und von dem Kind, das den Menschen die gestohlene Zeit zurückbrachte“ von Michael Ende.

Was ist für Sie persönlich Zeit, überlegen Sie sich eine eigene Definition und denken Sie darüber nach für was Sie Ihre Zeit ausgeben.

Zeit Definition

Definition Effektivität und der Unterschied zur Effizienz

Effektivität bedeutet, die Dinge zu tun, die uns schneller und mit weniger zeitlichen Aufwand, unsere Ziele zu erfüllen. Effizient zu sein bedeutet hingegen, eine gegebene Aufgabe (ob wichtig oder unwichtig) so ökonomisch und schnell wie möglich zu bewältigen.

Beispiel: Ziel ist es die meisten Staubsauger zu verkaufen

Effizienz: Bernd ist Staubsauger Verkäufer, beim Verkauf an der Haustür ist er der aller beste und schafft im Durchschnitt 10 Staubsaugeer pro Tag zu verkaufen.

Effektivität: Mark verkauft auch Staubsauger, er hat aber keine Lust von Haustür zu Haustür zu laufen. Er baute sich ein Onlineshop auf und schafft jetzt im Durchschnitt 20 Staubsauger pro Tag zu verkaufen, bei geringem Zeitaufwand.

Definition Effektivität und Unterschied zur Effizienz

Meine größten Probleme beim Selbstmanagement  

Die richtigen Ziele und Aufgaben zu setzen:

Meine To-Do-List an Aufgaben oder gesetzten Zielen war immer sehr umfangreich und knapp geplant. Dadurch war ich gestresst, schaffte die Aufgaben nie und am Ende hin war ich nur noch frustriert. Meine  Selbstorganisation war eine Katastrophe.

Die Lösung: Ich sortierte zuerst meine To-Do-List aus und teilte sie in drei Bereichen auf:                                                                                           ->  Business & Job  Selbst & Träume   Beziehungen & Familie

 Dann versuchte ich immer die wichtigste Aufgabe herauszufinden in jeden Bereich, die langfristig am meisten Wert und das beste Ergebnis bringt. Die Aufgaben zerlege ich dann in kleinen Teilen, sie sind so umfangreich, dass ich die Aufgabe in einen Zeitblock (meine Blöcke sind 55min lang) schaffe zu erledigen.  So kann ich fokussiert meine Aufgaben erledigen, ich weiß genau was als nächstes zu tun ist und meine Gedanken werden nicht von weiteren Aufgaben abgelenkt. Außerdem habe ich die Aufgaben, um mehr als die Hälfe, aussortiert  und reduziert. Das Ziel befindet sich jetzt immer in greifbarer Nähe. Am Ende des Tages schreibe ich immer alles noch einmal auf, was ich heute geschafft und erledigt habe.

Prioritäten setzen und Nein sagen

Wissen Sie, was Sie wirklich im Leben möchten? Können Sie diese Frage beantworten und stimmt die Antwort mit Ihren Werten und Träumen überein.

Lange Zeit wusste ich nicht was ich wirklich will, was meine Werte sind und wo ich am Ende meines Lebens stehen möchte. Ich sprang immer wieder auf den nächsten, neuen Zug auf, der gerade vorbeigefahren ist oder sagte zu fast allen ja was mir angeboten wurde. Es klang alles immer sehr verlockend, wie zum Beispiel der Verkauf von Nahrungsergänzungsmitteln, Versicherungsmakler, Daytrader, Influencer usw.  Aber nichts hielt ich lange durch, es befriedigte mich nicht, ich fühlte mich unwohl, leer und vom glücklich sein war ich sehr weit weg.

Die Lösung: Zuerst erstellte ich mir eine Bucket List, die ich in acht verschiedene Bereiche gruppierte. Somit hatte ich schon mal ein Anfang, ich wusste was ich alles in meinem Leben erreichen möchte, welche Erlebnisse ich erleben will und was mir alles wichtig ist. Lieber zu viel in der Liste eintragen und ruhig auch unrealistischere Dinge dürfen enthalten sein. (wie ein Ferienhaus auf den Mars zuhaben😊)

Danach identifizierte ich meine Werte und verglich diese dann mit meiner Bucket List. Die Ziele, die nicht mit meinen Werten übereinstimmten, sortierte ich aus und bei denen ich mir unsicher war setze ich ganz nach hinten auf der Liste.

Um meine Werte herauszufinden halfen mir die Bücher „Die 7 Wege zur Effektivität“ von Stephen R. Covey und „Das Power Prinzip“ von Tony Robbins. Des Weiteren nahm ich an Hypnosesitzungen teil, um mein inneres Unterbewusstsein mit ein zu beziehen. (daraus sammelte ich meine wichtigsten Erkenntnisse und Werte, eine unvergessliche Erfahrung) Im Anschluss habe ich noch an einen Onlinekurs teilgenommen, um strukturierter meine Werte und Ziele zu vereinen, schneller in die Umsetzung zu kommen.

Das ist wohl der wichtigste Prozess beim Selbstmanagement, die Übereinstimmung zu finden zwischen Werten und Zielen, diese dann als Priorität zusetzen.

Zu allen Dingen Nein sagen die nicht zu den gewünschten Lebenszielen hinführen oder zu Ihren Werten passen.

Nehmen Sie sich ausreichend viel Zeit für den Prozess Selbstmanagement.

Ins tuen kommen und Perfektionismus 

Warum ich nicht ins tuen kam.                                                                                                                                                                              Meistens ließ ich mich von den unwichtigen Dingen ablenken und die wichtigen Dinge schob ich vor mir her. Die unwichtigen Dinge zu erledigen, war meisten immer der leichteste Weg, mit kurzeitigem Erfolg. Hingegen die wichtigen Dinge, waren meist die Unangenehmeren, ich sah nicht sofort ein Ergebnis und es war schwieriger sich die Dinge durchzudenken. Aber langfristig erzielen einen enormen Wert und großes Ergebnis.

 Ein Beispiel/Story von mir: Investieren in Aktien und Kryptowährungen. Ich wollte das schnelle Geld machen und begann mit dem Traden anzufangen. Durch die vielen Eindrücke von außen, wie durch Sozialmedia, folgte ich blind irgendwelche möchte gern Trader-Gurus, mit Ihren großen Versprechungen und Konsumierte immer mehr von ihrem Content. Ich hatte zwar kurzeitig Erfolg und erzielte Gewinn, doch am Ende des Jahres hatte ich ein fettes Minus.                                                                                                                                                                              Jetzt gehe ich langfristig an die Sache ran, ich versuche mir meine eigene Meinung zu bilden au ZDF (Zahlen, Daten, Fakten) und einen Gesamtüberblick zu verschaffen über Jahre. Jetzt wende ich viel weniger Zeit fürs Investieren auf (von 60 h im Monat auf nur noch 4h im Monat) und am Ende des Jahres steht meistens ein deutliches Plus da.

Das vor mir herschieben sah so aus:                                                                                                                                                                           Ich suchte nach immer mehr Informationen, um überhaupt starten zu können. Von meinem wichtigen Hauptthema rutschte ich immer weiter ab, ich recherchierte nun und suchte nach irgendwelchen irrelevanten Informationen, die überhaupt nicht wichtig waren. In meinen Kopf kreiste immer herum, dass ich über alles Bescheid wissen muss, um perfekt starten zu können und so nutze ich es als Ausrede, um gar nicht erst zu starten.  

           

Aufgaben die sofort erledigt werden müssen und nicht verschoben werden dürfen:

  • Aufgaben die Sie emotional Belasten
  • Aufgaben die immer wieder in Ihren Gedanken aufkommen, die Sie nicht loslassen
  • Wichtige Aufgaben die von einer ToDo-List zur Nächsten Liste verschoben werden

Die aufgeschobenen Aufgaben stehen ein produktives Selbstmanagement im Weg. 


Die Lösung: Ins tuen kommen und "Eat he Frog"

Erledigen Sie direkt am Anfang des Tages, die erste Halbstunde, kleine Aufgaben, die Ihnen schnell von der Hand gehen, dadurch kommen Sie schneller im Workflow und ins tuen. Danach erledigen Sie sofort die unangenehmste Aufgabe des Tages „Eat the Frog“, dass löst Ihnen die negativen Gedanken und den Druck für den bevorstehenden Tag. Sie können dann wieder Ihren Tag mit mehr Leichtigkeit und Power genießen.

Die Lösung:  Lieber unperfekt starten als perfekt zu warten!

 Fangen Sie sofort mit der Umsetzung an, suchen Sie sich vorher nur die nötigsten Informationen heraus, bauen Sie ein Grundgerüst darauf auf, lassen Sie die Details am Anfang weg. Konzentrieren Sie sich auf die wenigen, wichtigen Informationen, die Sie brauchen. Bei der Vielzahl an Informationen, die uns Rund um die Uhr zur Verfügung stehen, lassen uns schnell Abtriften oder wir bekommen ein Gefühl von Überforderung, weil es einfach zu viel ist. Fügen Sie am Ende die Details Stück für Stück hinzu.                                             

Veröffentlichen Sie Ihr Projekt oder bieten Sie ihr Produkt umgehend an, wenn es auch noch nicht fertig und perfekt ist. Dadurch finden Sie schneller heraus was wichtig ist, was Sie voranbringt, was Sie für weitere Informationen brauchen, was für Probleme auf sie draufzukommen, wo Sie noch handeln und verändern müssen.

 Nehmen Sie sich die Selbstmanagement Methoden, die für Sie passen heraus.

 Zu viele Dinge auf dem Tisch und um die Ohren haben 

Kennen Sie das auch, es steht ein neues Projekt an und Ihre ToDo-List ist mit tausenden von Sachen voll, die alle erledigt werden müssen. Sie schauen drauf und haben das Gefühl, dass alles wichtig ist und Sie am besten alles gleich selbst erledigen müssen. Damit keine teuren Fehler entstehen, wollen Sie die Kontrolle nicht aus der Hand geben, auch wenn einige Aufgabengebiete nicht zu Ihren Stärken zählen oder es fehlt Ihnen an Expertise. Wenn Sie zu viel selbst machen möchten, verschwenden Sie zu viel Zeit, Sie fühlen sich überfordert, es kostet Ihnen mehr Geld und das Projekt zieht sich in die Länge.

Die Lösung:

  1. Eleminieren                                                                                                                                                                                     Zuerst gehen Sie die Aufgaben durch und sortieren die unwichtigen, zeitfressenden aus.  Oftmals sind das sich immer wiederholende Dinge, die Sie erledigen aber die keinen wesentlichen Einfluss haben. Denken an das Pareto Prinzip, dass Sie mit nur 20 Prozent der Aufgaben ein gutes ausreichendes 80 prozentiges Ergebnis erzielen.                                  
  2. Automatisieren                                                                                                                                                                                 Jetzt können sie alle Dinge heraussuchen die Automatisiert werden können, dass spart Zeit, Geld und weniger Fehler entstehen. Der automatisierte Prozess läuft rund um die Uhr, es gibt keine Feiertage, keine Krankheiten und die Aufgaben werden in wenigen Sekunden verarbeitet.                                                                                                                                                                      Beispiele für Sachen, die automatisiert werden können: Buchhaltung (SevDesk), Kontomanager und Haushaltsbücher, Mails, Terminplanung, Sparen und Investieren, Logistik  
  3. Delegieren
  4.       Danach versuchen Sie die übergebliebenen Aufgaben zu delegieren.             Das sind Aufgabe, die Sie nerven, die andere besser             und schneller können, immer wiederkehrende Tätigkeiten.                                                                                                                               Beispiele: Buchhaltung, Steuerbüro, Fotos und Grafik, Webdesign, Reinigung, Reparaturen, IT- Systemverwaltung, Handwerks                 arbeiten, Kundensupport, Assistentin usw.

    Was Sie nicht Delegieren sollten, sind Kernaufgaben, Inhalte und Kernkompetenzen. Das sind Aufgaben, die Sie einzigartig machen und von denen Sie sich von der Konkurrenz absetzen. Ich hoffe Sie konnten Ihre Aufgaben um ein Vielfaches minimieren und Sie können sich jetzt auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.                                                                  

      Jetzt liegt es an Ihnen, fangen Sie an und optimieren Sie ihr Selbstmanagement!

Methoden für Selbstmanagement und Zeit Management

Methoden Selbstmanagement

S.M.A.R.T

-> steht für Spezifisch Messbar, Erreichbar (englisch: Accepted), Realistisch, Terminiert

ABC-Methode

-> A-Aufgaben -> sehr wichtig (sofort erledigen)

-> B-Aufgaben -> weniger wichtig (später erledigen oder delegieren)

-> C-Aufgaben -> kaum wichtig bis unwichtig (delegieren oder verwerfen)

Eisenhower Methode

-Aufgaben sind in vier Bereiche eingeteilt

-> 1. wichtig und dringend (Umsetzen)

-> 2. wichtig, aber nicht dringend (Umsetzen und nicht aus den Augen verlieren)

-> 3. dringend, aber nicht wichtig (Automatisieren oder Delegieren)

-> 4. nicht wichtig und auch nicht dringend (Verwerfen)

ALPEN Methode

-> findet Anwendung bei der Erstellung eines Tagesplans und zum Planen der eigenen Arbeitsorganisation

-> Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren

-> Länge schätzen

-> Pufferzeiten einplanen

-> Entscheidungen treffen

-> Nachkontrolle